1.1
Planteamiento del Problema
PC ASOCIADOS S.A. es una empresa de servicios que ha
llevado su proceso contable y tributario aparentemente correcto. Todo el personal del área contable tiene claro los pasos que debe seguir al momento de
realizar los registros contables como la asignación de las cuentas contables,
de los impuestos tanto del IVA como las retenciones que se debe realizar y la
presentación de sus respectivas declaraciones y pagos.
La empresa ha venido desarrollando estos procesos aproximadamente
por unos tres años, se han realizado
cambios a las políticas contables, de activos fijos, a la de los gastos y a la
forma de registrar el IVA mediante charlas o e-mails informativos al personal, obligando al personal a buscar entre todos
los archivos de e-mails cualquier información que les ayude en la aplicación de
la política, lo que ocasiona pérdida de
tiempo, riesgo de errores y
especulación.
En el año 2013 la empresa PC ASOCIADOS S.A., ha decido ingresar a su proceso de calidad el
módulo de contabilidad, el mismo que
antes no había sido tomado en cuenta,
para lo cual ha solicitado al departamento de contabilidad presentar por
escrito como se realizan actualmente los procesos, lamentablemente el departamento de
contabilidad no ha podido entregar este requerimiento solicitado por el
departamento de calidad, debido a que la
única información escrita son ciertos e-mails,
el resto se ha confiado en el conocimiento mental que tiene el personal
según la ley de Régimen tributario y de acuerdo con las instrucciones
establecidas por la Gerencia Financiera.
De acuerdo con las necesidades expuestas, es importante
proponer el diseño de un manual de procedimientos contables y tributarios, que permita mejorar el proceso actual.
1.2
Formulación del problema
¿Cómo
realizar un manual de procedimientos contables y tributarios que sirva de guía
para el personal y permita introducir al departamento de Contabilidad en el
proceso del departamento de Calidad?
1.3
Subpreguntas
a)
¿Cómo se lleva el proceso contable
en la actualidad?
b)
¿Cómo obtener una base de
información para la elaboración del manual?
c)
¿Cómo estructurar el manual?
d)
¿Cuáles son los problemas
suscitados por la falta de un manual?
e)
¿Cuál debe ser el contenido del
manual?
1.4
Objetivo
Crear un manual de procedimientos contables y tributarios
de la empresa PC ASOCIADOS S.A, período
2013
Objetivos
Específicos
·
Entregar al departamento de
calidad el manual solicitado
·
Tener un documento por escrito del
proceso contable y tributario para que el personal tenga claro como realizar
los registros en el sistema contable.
·
Generar una cultura tributaria en
el personal de la organización para evitar el desperdicio de los recursos
económicos.
·
Examinar el proceso contable y
tributario.
·
Informar al personal del área
contable de los cambios realizados a la política de asignación de cuentas, a la
ley o en el reglamento, para evitar que
se realicen mal las asignaciones de las cuentas contables y las retenciones de
los impuestos.
·
Listar el porcentaje de
retenciones tanto de IVA como de Impuesto a la renta que deberán utilizar según
cada caso.
·
Estructurar el manual contable y
tributario según la orientación de la información.
·
Crear un plan de cuentas con una
breve descripción de en que casos se utilizara cada cuenta.
1.5
Justificación
Toda empresa debe tener un manual contable y
tributario, que sirva como guía para el
conocimiento y uso del personal, de manera que este claro cada paso a
seguir, al momento de hacer cualquier
tipo de registro contable. Sin contar que es un requisito solicitado por el
departamento de calidad de la empresa.
La gerencia financiera de
PC ASOCIADOS S.A., ha reconocido
el mantener esta información en forma verbal y basada únicamente en la memoria
del personal contable puede ocasionar varios riesgos, como: realizar una mala
asignación de las cuentas contables, retenciones incorrectas y por su puesto la
entrega de la información para la toma de decisiones y las declaraciones de los
impuestos de manera incorrecta. Se podría decir que la memoria es frágil, por tal motivo es beneficioso tener un manual
de procedimientos contables y tributarios,
tanto para la empresa como para el personal.
Considerando las razones antes mencionadas, se ha generado un gran interés por la
gerencia financiera de crear un manual con la colaboración del personal del
departamento de contabilidad quienes están dispuestos a colaborar en forma
positiva; en una empresa es muy común que el personal rote de funciones y no se
mantenga en el mismo cargo o deje de prestar sus servicios para la
empresa, el manual servirá para orientar
o de guía al personal nuevo.
1.6
Limitaciones
Se ha planificado trabajar en este manual, dos horas diarias con cada persona que
conforma el departamento de contabilidad para no intervenir con las labores diarias
en la oficina de la contadora general de la empresa, en un lapso de dos meses.
La investigación manual se realizará en el departamento de
contabilidad de la empresa PC ASOCIADOS S.A., ubicada en la Av. Amazonas y
Naciones Unidas.
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