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El presente manual es aplicable en la República del Ecuador y con la legislación vigente en el presente año

EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACION

1.1  Planteamiento del Problema

PC ASOCIADOS S.A. es una empresa de servicios que ha llevado su proceso contable y tributario aparentemente correcto.  Todo el personal del área contable tiene  claro los pasos que debe seguir al momento de realizar los registros contables como la asignación de las cuentas contables, de los impuestos tanto del IVA como las retenciones que se debe realizar y la presentación de sus respectivas declaraciones y pagos.

La empresa ha venido desarrollando estos procesos aproximadamente por unos tres años,  se han realizado cambios a las políticas contables, de activos fijos, a la de los gastos y a la forma de registrar el IVA mediante charlas o e-mails informativos al personal,  obligando al personal a buscar entre todos los archivos de e-mails cualquier información que les ayude en la aplicación de la política,  lo que ocasiona pérdida de tiempo,  riesgo de errores y especulación.

En el año 2013 la empresa PC ASOCIADOS S.A.,  ha decido ingresar a su proceso de calidad el módulo de contabilidad,  el mismo que antes no había sido tomado en cuenta,  para lo cual ha solicitado al departamento de contabilidad presentar por escrito como se realizan actualmente los procesos,  lamentablemente el departamento de contabilidad no ha podido entregar este requerimiento solicitado por el departamento de calidad,  debido a que la única información escrita son ciertos e-mails,  el resto se ha confiado en el conocimiento mental que tiene el personal según la ley de Régimen tributario y de acuerdo con las instrucciones establecidas por la Gerencia Financiera.

De acuerdo con las necesidades expuestas, es importante proponer el diseño de un manual de procedimientos contables y tributarios,  que permita mejorar el proceso actual.

1.2  Formulación del problema

¿Cómo realizar un manual de procedimientos contables y tributarios que sirva de guía para el personal y permita introducir al departamento de Contabilidad en el proceso del departamento de Calidad?

1.3  Subpreguntas

a)      ¿Cómo se lleva el proceso contable en la actualidad?

b)      ¿Cómo obtener una base de información para la elaboración del manual?

c)      ¿Cómo estructurar el manual?

d)     ¿Cuáles son los problemas suscitados por la falta de un manual?

e)      ¿Cuál debe ser el contenido del manual?

1.4  Objetivo

Crear un manual de procedimientos contables y tributarios de la empresa PC ASOCIADOS S.A,  período 2013

Objetivos Específicos

·         Entregar al departamento de calidad el manual solicitado

·         Tener un documento por escrito del proceso contable y tributario para que el personal tenga claro como realizar los registros en el sistema contable.

·         Generar una cultura tributaria en el personal de la organización para evitar el desperdicio de los recursos económicos.

·         Examinar el proceso contable y tributario.

·         Informar al personal del área contable de los cambios realizados a la política de asignación de cuentas, a la ley o en el reglamento,  para evitar que se realicen mal las asignaciones de las cuentas contables y las retenciones de los impuestos.

·         Listar el porcentaje de retenciones tanto de IVA como de Impuesto a la renta que deberán utilizar según cada caso.

·         Estructurar el manual contable y tributario según la orientación de la información.

·         Crear un plan de cuentas con una breve descripción de en que casos se utilizara cada cuenta.

1.5  Justificación

Toda empresa debe tener un manual contable y tributario,  que sirva como guía para el conocimiento y uso del personal, de manera que este claro cada paso a seguir,  al momento de hacer cualquier tipo de registro contable. Sin contar que es un requisito solicitado por el departamento de calidad de la empresa.

La gerencia financiera de  PC ASOCIADOS S.A.,  ha reconocido el mantener esta información en forma verbal y basada únicamente en la memoria del personal contable puede ocasionar varios riesgos, como: realizar una mala asignación de las cuentas contables, retenciones incorrectas y por su puesto la entrega de la información para la toma de decisiones y las declaraciones de los impuestos de manera incorrecta. Se podría decir que la memoria es frágil,  por tal motivo es beneficioso tener un manual de procedimientos contables y tributarios,  tanto para la empresa como para el personal.

Considerando las razones antes mencionadas,  se ha generado un gran interés por la gerencia financiera de crear un manual con la colaboración del personal del departamento de contabilidad quienes están dispuestos a colaborar en forma positiva; en una empresa es muy común que el personal rote de funciones y no se mantenga en el mismo cargo o deje de prestar sus servicios para la empresa,  el manual servirá para orientar o de guía al personal nuevo.

 1.6  Limitaciones

Se ha planificado trabajar en este manual,  dos horas diarias con cada persona que conforma el departamento de contabilidad para no intervenir con las labores diarias en la oficina de la contadora general de la empresa, en un lapso de dos meses.

La investigación manual se realizará en el departamento de contabilidad de la empresa PC ASOCIADOS S.A., ubicada en la Av. Amazonas y Naciones Unidas.

Marco Referencial Teórico - Conceptual

2.1    Marco Referencial Teórico - Conceptual

El Contador Público Autorizado C.P.A.,  debe conocer todo lo correspondiente a la empresa,  las políticas,  normas y el giro del negocio,  basada en los mismos llevará la contabilidad de manera más adecuada y en forma correcta, como lo menciona en el código de ética del contador del autor Victor Urdanivia (Urdanivia, s/f): “El Contador Público como profesional en función dependiente deberá fomentar permanentemente la conciencia tributaria, y asimismo mantenerse actualizado en los conocimientos inherentes a las áreas de su servicio profesional.”

Durante el ciclo contable el personal financiero se encuentra con algunos obstáculos que sugieren implantar, corregir o ampliar ciertos procedimientos que no satisfacen las necesidades actuales y a pesar de estos resultados se siguen aplicando. Es de gran importancia que los procedimientos sean elaborados con el fin de facilitar,  mejorar los registros contables y no incumplir con las obligaciones tributarias ante el SRI.

En nuestro país la parte tributaria de una empresa a tomado gran énfasis ya que las leyes han modificado algunos impuestos,  la presentación de los anexos transaccionales,  impuesto a la salida de divisas, la nueva ley de régimen tributario interno y su reglamento,  la ley para la equidad tributaria aprobada por la asamblea, esto ha hecho que las personas se vean en la obligación de tener una cultura tributaria para evitar sanciones y el pago innecesario de multas.

Para una empresa tener la información real es de gran importancia ya que con la misma se podrá elaborar los presupuestos y la toma de decisiones,  el registro correcto de cada transacción y la asignación correcta de las cuentas contables ayudara en el análisis de cada una de las cuentas.

2.2    Fundamentación teórica

PC ASOCIADOS S.A.

Es una empresa de servicios cuya matriz se encuentra ubicada en Quito y se encarga de realizar el Aforo de las mercaderías.

MISION

Proveer de un manual de procedimientos contables y tributarios que sirva de guía en el registro de las transacciones contables, basado en las normas tributarias y de acuerdo con las instrucciones de la asignación de cada cuenta,  que aseguren la veracidad y la confiabilidad de la información.

VISION

Contar con una herramienta esencial para el desarrollo del proceso contable, tributario y lograr resultados basados en la excelencia.

En la actualidad la contabilidad nace junto con  la empresa y por ende las obligaciones tributarias,  y es de gran importancia en la entrega de información al SRI y a los accionistas de la empresa.  Hongree y Harrison (Horngree & Harrison, 2003, pág. 2) nos dan la siguiente definición de contabilidad  “La Contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio,  procesa esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones”,  la Contabilidad tiene con objetivo dar a conocer la situación económica y financiera de la empresa así como la entrega de información de un determinado período como nos dice Rubén Sarmiento (Sarmiento, 2001, pág. 5)

El  principal es conocer la situación económica – financiera de una empresa en un período determinado, el que generalmente es de un año; así como también analizar e informar sobre los resultados obtenidos, para poder tomar decisiones adecuadas a los intereses de la empresa

Pedro Zapata (Zapata Sánchez, 2008, pág. 15)  nos dice “La contabilidad se evidencia a través de la anotación adecuada de las transacciones económicas efectuadas por un ente mercantil, a partir de los documentos que se generan o expiden como prueba evidente del hecho”

Para elaborar el manual de procedimientos contables y tributarios se han considerado las políticas de asignación de cuentas según su naturaleza, los porcentajes de aplicación y de retención del IVA y los del Impuesto a la Renta, estos han sido escogidos en base a que el personal nuevo que ingresa al área de contabilidad tiene poco conocimiento de estos temas, como cuando se puede tomar crédito tributario en una adquisición y cuando no, las bases para cada impuesto, y la obligatoriedad de recibir y emitir comprobantes de venta; Pedro Zapata (Zapata Sánchez, 2008, pág. 45) nos dice que:

Están obligados a emitir comprobantes de venta todos los sujetos pasivos del IVA,  impuesto a la renta, impuesto a los consumos especiales,  sean sociedades o personas naturales, incluidas las sucesiones indivisas obligadas a no a llevar contabilidad, cualquiera sea el monto de la operación.

Es importante recalcar que la aplicación de los registros contables será basada en los principios generales.

La contabilidad se llevará por el sistema de partida doble,  en idioma castellano y en dólares de los Estados Unidos de América con sujeción a las Normas Ecuatorianas de Contabilidad  (NEC) y a las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), en los aspectos no contemplados por las primeras.  (Internas, 2009, pág. Art. 39)

2.3    Marco Conceptual

Plan de cuentas: también conocido como catalogo de cuentas,  que permite presentar a la gerencia los estados financieros.

Contabilidad Fiscal: sistema de información diseñado para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones respecto de un usuario específico: el fisco.

Aforo: Valuación de mercaderías y otros bienes para el pago de gravámenes fiscales.  El caso más común es el aforo establecido para la liquidación de los derechos aduaneros.

Agente de Retención: persona que debe retener,  por mandato de ley, impuestos, aportes y otras contribuciones.

Impuestos: Son las contribuciones obligatorias establecidas en la Ley, que deben pagar las personas naturales y las sociedades que se encuentran en las condiciones previstas por la misma.   Los impuestos son el precio de vivir en una sociedad civilizada.

2.4    Hipótesis o Idea a defender

Con la aplicación del manual sobre los procedimientos contables y tributarios,  esperamos evitar errores en las asignaciones de cuentas, en las retenciones y declaraciones de los impuestos y mejorar el registro contable de los mismos e incluir estos procesos en el módulo de calidad.

2.5    Variables de la investigación

• Contabilización de documentos
• Registro de transacciones
• Aplicación de la ley
• Aplicación de impuestos
• Reportes para la toma de decisiones
• Reportes para las declaraciones
• Declaraciones de impuestos
• Emisión de balances

2.6    Operacionalización de variables

• Misión
• Visión
• Políticas Internas y de Calidad

METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION

3.1    Tipo y diseño de la investigación

El hecho de realizar la investigación en el mismo medio en el cual se desarrolla el fenómeno a investigar, y contar con los recursos y herramientas necesarias para la elaboración del manual y solución de problemas, es lógico hablar de una investigación de campo, cuyas características confirman que el proceso de investigación es variable y factible.

Adicionalmente se ha considerado de gran importancia apoyarse en una investigación explorativa y descriptiva de todos los procesos contables que se llevan a cabo, mediante el análisis de cada proceso que se sigue en la actualidad al registrar los impuestos,  esta investigación abarcará todo el conocimiento de los procedimientos que cada persona involucrada desarrolla,  así como los documentos que intervienen en las transacciones contables.

Al cubrir esta área de trabajo,  se obtendrá un diagnostico de la situación actual de los problemas,  inconvenientes y errores que se manifiestan y que no han sido detectados y solucionados a tiempo.

Con esta información se efectuará la elaboración del manual de procedimientos contables y tributarios,  pues se conocerá los pasos a seguir en el proceso de cada uno de los registros contables y la asignación de forma correcta de las cuentas y de cada uno de los impuestos,  así como los problemas a solucionar, de manera que facilite el desarrollo de políticas y normas que aseguren la obtención de la información confiable.

Adicionalmente se aplicará una investigación observacional, ya que gran parte de la información se obtendrá al observar los procedimientos actuales,  los cuales permitirán hacer un detalle ordenado y minucioso,  sin necesidad de manipular la variable u otros factores.

Para finalizar es indispensable realizar una investigación Bibliográfica,  cuya información se obtendrá mediante textos,  reglamentos e Internet.  Esta servirá  de soporte en la elaboración del manual y estará basada en principios contables, leyes tributarias,  normas ecuatorianas de contabilidad (NEC).

3.2    Métodos de la investigación

En la búsqueda del conocimiento necesario para la elaboración del manual, se ha creído conveniente trabajar con los siguientes métodos de Investigación: Método Inductivo,  de Síntesis y de Análisis y el método comparativo.

La información con el método inductivo, se obtendrá de manera particular,  por persona involucrada en el proceso contable, es necesario recalcar que al aplicar los métodos de investigación se espera analizar errores e inconvenientes que en la actualidad están produciéndose,  para determinar con síntesis, las causas, efectos y establecer acciones correctivas.

El método comparativo nos ayudara a ver los beneficios que se obtuvo al utilizar el manual.

3.3    Población y muestra

Para determinar la población, se ha considerado a todo el personal involucrado en el proceso contable, que actualmente realizan los registros contables y manejan los impuestos de la empresa PC ASOCIADOS S.A.,  este personal se encuentra laborando en el departamento de Contabilidad y Cobranzas.

En el departamento de Contabilidad contamos con seis personas: un contador,  un asistente tributario, un asistente senior, un asistente junior y dos auxiliares contables,  mientras que en el departamento de Cobranzas se cuenta con seis personas: un jefe de cobranzas,  un supervisor, un asistente y tres recaudadores.

Se trabajará con toda la población,  es decir con doce personas que forman parte del departamento de Contabilidad y Cobranzas,  debido a que el número es reducido y se lo puede manejar con facilidad.

3.4    Técnicas e instrumentos para la recolección de la información

Entre las técnicas que se ha considerado más adecuadas para la investigación tenemos: la encuesta cuyo instrumento principal es el cuestionario.

En el análisis de la información requerida para la elaboración del manual es necesario entregar en forma escrita un listado de preguntas, a las personas que forman parte de la población,  los mismos que estarán en capacidad de contestar con claridad y exactitud las inquietudes generadas sobre los pasos a seguir o la detección de problemas.

Una vez elaborado el cuestionario se procederá a probar su confiabilidad y validez,  mediante el siguiente proceso:

• Juicio de expertos
• Reestructuración de ítems
• Prueba piloto
• Elaboración definitiva

Otra técnica que se aplicará es la Observación, cuyo instrumento más importante es la Ficha de Observación,  es necesario estimar un tiempo considerable para esta técnica, de manera que se  pueda palpar en forma directa o indirecta los procesos que actualmente se están llevando a cabo. El conocimiento visual ayudará a comprender,  corregir o alimentar la información necesaria el manual.

Al aplicar las técnicas e instrumentos se estará en la capacidad de conocer todo el proceso actual, de solucionar los problemas y alcanzar los objetivos establecidos.

3.5    Tratamiento y análisis de datos

Luego de obtener la información, se procederá a codificar las respuestas mediante números arábigos, los cuales servirán como datos reales para crear tablas en Excel que permitan generar gráficos y estadísticas, de manera que se pueda analizar y relacionar los resultados con los problemas a investigar.

CRONOGRAMA

Bibliografía

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