El presente manual es aplicable en la República del Ecuador y con la legislación vigente en el presente año
domingo, 16 de junio de 2013
sábado, 15 de junio de 2013
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACION
1.1
Planteamiento del Problema
PC ASOCIADOS S.A. es una empresa de servicios que ha
llevado su proceso contable y tributario aparentemente correcto. Todo el personal del área contable tiene claro los pasos que debe seguir al momento de
realizar los registros contables como la asignación de las cuentas contables,
de los impuestos tanto del IVA como las retenciones que se debe realizar y la
presentación de sus respectivas declaraciones y pagos.
La empresa ha venido desarrollando estos procesos aproximadamente
por unos tres años, se han realizado
cambios a las políticas contables, de activos fijos, a la de los gastos y a la
forma de registrar el IVA mediante charlas o e-mails informativos al personal, obligando al personal a buscar entre todos
los archivos de e-mails cualquier información que les ayude en la aplicación de
la política, lo que ocasiona pérdida de
tiempo, riesgo de errores y
especulación.
En el año 2013 la empresa PC ASOCIADOS S.A., ha decido ingresar a su proceso de calidad el
módulo de contabilidad, el mismo que
antes no había sido tomado en cuenta,
para lo cual ha solicitado al departamento de contabilidad presentar por
escrito como se realizan actualmente los procesos, lamentablemente el departamento de
contabilidad no ha podido entregar este requerimiento solicitado por el
departamento de calidad, debido a que la
única información escrita son ciertos e-mails,
el resto se ha confiado en el conocimiento mental que tiene el personal
según la ley de Régimen tributario y de acuerdo con las instrucciones
establecidas por la Gerencia Financiera.
De acuerdo con las necesidades expuestas, es importante
proponer el diseño de un manual de procedimientos contables y tributarios, que permita mejorar el proceso actual.
1.2
Formulación del problema
¿Cómo
realizar un manual de procedimientos contables y tributarios que sirva de guía
para el personal y permita introducir al departamento de Contabilidad en el
proceso del departamento de Calidad?
1.3
Subpreguntas
a)
¿Cómo se lleva el proceso contable
en la actualidad?
b)
¿Cómo obtener una base de
información para la elaboración del manual?
c)
¿Cómo estructurar el manual?
d)
¿Cuáles son los problemas
suscitados por la falta de un manual?
e)
¿Cuál debe ser el contenido del
manual?
1.4
Objetivo
Crear un manual de procedimientos contables y tributarios
de la empresa PC ASOCIADOS S.A, período
2013
Objetivos
Específicos
·
Entregar al departamento de
calidad el manual solicitado
·
Tener un documento por escrito del
proceso contable y tributario para que el personal tenga claro como realizar
los registros en el sistema contable.
·
Generar una cultura tributaria en
el personal de la organización para evitar el desperdicio de los recursos
económicos.
·
Examinar el proceso contable y
tributario.
·
Informar al personal del área
contable de los cambios realizados a la política de asignación de cuentas, a la
ley o en el reglamento, para evitar que
se realicen mal las asignaciones de las cuentas contables y las retenciones de
los impuestos.
·
Listar el porcentaje de
retenciones tanto de IVA como de Impuesto a la renta que deberán utilizar según
cada caso.
·
Estructurar el manual contable y
tributario según la orientación de la información.
·
Crear un plan de cuentas con una
breve descripción de en que casos se utilizara cada cuenta.
1.5
Justificación
Toda empresa debe tener un manual contable y
tributario, que sirva como guía para el
conocimiento y uso del personal, de manera que este claro cada paso a
seguir, al momento de hacer cualquier
tipo de registro contable. Sin contar que es un requisito solicitado por el
departamento de calidad de la empresa.
La gerencia financiera de
PC ASOCIADOS S.A., ha reconocido
el mantener esta información en forma verbal y basada únicamente en la memoria
del personal contable puede ocasionar varios riesgos, como: realizar una mala
asignación de las cuentas contables, retenciones incorrectas y por su puesto la
entrega de la información para la toma de decisiones y las declaraciones de los
impuestos de manera incorrecta. Se podría decir que la memoria es frágil, por tal motivo es beneficioso tener un manual
de procedimientos contables y tributarios,
tanto para la empresa como para el personal.
Considerando las razones antes mencionadas, se ha generado un gran interés por la
gerencia financiera de crear un manual con la colaboración del personal del
departamento de contabilidad quienes están dispuestos a colaborar en forma
positiva; en una empresa es muy común que el personal rote de funciones y no se
mantenga en el mismo cargo o deje de prestar sus servicios para la
empresa, el manual servirá para orientar
o de guía al personal nuevo.
1.6
Limitaciones
Se ha planificado trabajar en este manual, dos horas diarias con cada persona que
conforma el departamento de contabilidad para no intervenir con las labores diarias
en la oficina de la contadora general de la empresa, en un lapso de dos meses.
La investigación manual se realizará en el departamento de
contabilidad de la empresa PC ASOCIADOS S.A., ubicada en la Av. Amazonas y
Naciones Unidas.
Marco Referencial Teórico - Conceptual
2.1 Marco Referencial Teórico -
Conceptual
El Contador Público Autorizado C.P.A., debe conocer todo lo correspondiente a la
empresa, las políticas, normas y el giro del negocio, basada en los mismos llevará la contabilidad
de manera más adecuada y en forma correcta, como lo menciona en el código de
ética del contador del autor Victor Urdanivia (Urdanivia, s/f) : “El Contador
Público como profesional en función dependiente deberá fomentar permanentemente
la conciencia tributaria, y asimismo mantenerse actualizado en los
conocimientos inherentes a las áreas de su servicio profesional.”
Durante el ciclo contable el personal financiero se
encuentra con algunos obstáculos que sugieren implantar, corregir o ampliar
ciertos procedimientos que no satisfacen las necesidades actuales y a pesar de
estos resultados se siguen aplicando. Es de gran importancia que los
procedimientos sean elaborados con el fin de facilitar, mejorar los registros contables y no
incumplir con las obligaciones tributarias ante el SRI.
En nuestro país la parte tributaria de una empresa a tomado
gran énfasis ya que las leyes han modificado algunos impuestos, la presentación de los anexos
transaccionales, impuesto a la salida de
divisas, la nueva ley de régimen tributario interno y su reglamento, la ley para la equidad tributaria aprobada
por la asamblea, esto ha hecho que las personas se vean en la obligación de
tener una cultura tributaria para evitar sanciones y el pago innecesario de
multas.
Para una empresa tener la información real es de gran
importancia ya que con la misma se podrá elaborar los presupuestos y la toma de
decisiones, el registro correcto de cada
transacción y la asignación correcta de las cuentas contables ayudara en el
análisis de cada una de las cuentas.
2.2 Fundamentación teórica
PC ASOCIADOS S.A.
Es una empresa de servicios cuya matriz se encuentra
ubicada en Quito y se encarga de realizar el Aforo de las mercaderías.
MISION
Proveer de un manual de procedimientos contables y
tributarios que sirva de guía en el registro de las transacciones contables,
basado en las normas tributarias y de acuerdo con las instrucciones de la
asignación de cada cuenta, que aseguren
la veracidad y la confiabilidad de la información.
VISION
Contar con una herramienta esencial para el desarrollo del
proceso contable, tributario y lograr resultados basados en la excelencia.
En la actualidad la contabilidad nace junto con la empresa y por ende las obligaciones
tributarias, y es de gran importancia en
la entrega de información al SRI y a los accionistas de la empresa. Hongree y Harrison (Horngree & Harrison,
2003, pág. 2)
nos dan la siguiente definición de contabilidad
“La Contabilidad es el sistema que mide las actividades del
negocio, procesa esa información
convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar
las decisiones”, la Contabilidad tiene
con objetivo dar a conocer la situación económica y financiera de la empresa
así como la entrega de información de un determinado período como nos dice
Rubén Sarmiento (Sarmiento, 2001,
pág. 5)
El principal es conocer la
situación económica – financiera de una empresa en un período determinado, el
que generalmente es de un año; así como también analizar e informar sobre los
resultados obtenidos, para poder tomar decisiones adecuadas a los intereses de
la empresa
Pedro Zapata (Zapata Sánchez,
2008, pág. 15) nos dice “La contabilidad se evidencia a
través de la anotación adecuada de las transacciones económicas efectuadas por
un ente mercantil, a partir de los documentos que se generan o expiden como
prueba evidente del hecho”
Para elaborar el manual de procedimientos contables y
tributarios se han considerado las políticas de asignación de cuentas según su
naturaleza, los porcentajes de aplicación y de retención del IVA y los del
Impuesto a la Renta, estos han sido escogidos en base a que el personal nuevo
que ingresa al área de contabilidad tiene poco conocimiento de estos temas,
como cuando se puede tomar crédito tributario en una adquisición y cuando no,
las bases para cada impuesto, y la obligatoriedad de recibir y emitir
comprobantes de venta; Pedro Zapata (Zapata Sánchez,
2008, pág. 45)
nos dice que:
Están obligados a emitir comprobantes de venta todos los sujetos
pasivos del IVA, impuesto a la renta,
impuesto a los consumos especiales, sean
sociedades o personas naturales, incluidas las sucesiones indivisas obligadas a
no a llevar contabilidad, cualquiera sea el monto de la operación.
Es importante recalcar que la aplicación de los registros
contables será basada en los principios generales.
La contabilidad se llevará por el sistema de partida doble, en idioma castellano y en dólares de los
Estados Unidos de América con sujeción a las Normas Ecuatorianas de
Contabilidad (NEC) y a las Normas
Internacionales de Contabilidad (NIC), en los aspectos no contemplados por las
primeras. (Internas, 2009,
pág. Art. 39)
2.3 Marco Conceptual
Plan de cuentas: también conocido como catalogo de cuentas, que permite presentar a la gerencia los
estados financieros.
Contabilidad Fiscal: sistema de información diseñado para dar cumplimiento a las
obligaciones tributarias de las organizaciones respecto de un usuario
específico: el fisco.
Aforo: Valuación de mercaderías y otros bienes para el pago de gravámenes
fiscales. El caso más común es el aforo
establecido para la liquidación de los derechos aduaneros.
Agente de Retención:
persona que debe retener, por mandato de ley, impuestos, aportes y
otras contribuciones.
Impuestos: Son las contribuciones obligatorias establecidas en la Ley, que deben
pagar las personas naturales y las sociedades que se encuentran en las
condiciones previstas por la misma. Los impuestos son el precio de
vivir en una sociedad civilizada.
2.4 Hipótesis o Idea a defender
Con la aplicación del manual sobre los procedimientos
contables y tributarios, esperamos
evitar errores en las asignaciones de cuentas, en las retenciones y declaraciones
de los impuestos y mejorar el registro contable de los mismos e incluir estos
procesos en el módulo de calidad.
2.5 Variables de la investigación
- Contabilización de documentos
- Registro de transacciones
- Aplicación de la ley
- Aplicación de impuestos
- Reportes para la toma de decisiones
- Reportes para las declaraciones
- Declaraciones de impuestos
- Emisión de balances
2.6 Operacionalización de
variables
- Misión
- Visión
- Políticas Internas y de Calidad
viernes, 14 de junio de 2013
METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION
3.1 Tipo y diseño de la
investigación
El hecho de realizar la investigación en el mismo medio en
el cual se desarrolla el fenómeno a investigar, y contar con los recursos y
herramientas necesarias para la elaboración del manual y solución de problemas,
es lógico hablar de una investigación de campo, cuyas características confirman
que el proceso de investigación es variable y factible.
Adicionalmente se ha considerado de gran importancia
apoyarse en una investigación explorativa y descriptiva de todos los procesos
contables que se llevan a cabo, mediante el análisis de cada proceso que se
sigue en la actualidad al registrar los impuestos, esta investigación abarcará todo el
conocimiento de los procedimientos que cada persona involucrada
desarrolla, así como los documentos que
intervienen en las transacciones contables.
Al cubrir esta área de trabajo, se obtendrá un diagnostico de la situación
actual de los problemas, inconvenientes
y errores que se manifiestan y que no han sido detectados y solucionados a
tiempo.
Con esta información se efectuará la elaboración del manual
de procedimientos contables y tributarios,
pues se conocerá los pasos a seguir en el proceso de cada uno de los
registros contables y la asignación de forma correcta de las cuentas y de cada
uno de los impuestos, así como los
problemas a solucionar, de manera que facilite el desarrollo de políticas y
normas que aseguren la obtención de la información confiable.
Adicionalmente se aplicará una investigación observacional,
ya que gran parte de la información se obtendrá al observar los procedimientos
actuales, los cuales permitirán hacer un
detalle ordenado y minucioso, sin
necesidad de manipular la variable u otros factores.
Para finalizar es indispensable realizar una investigación
Bibliográfica, cuya información se
obtendrá mediante textos, reglamentos e
Internet. Esta servirá de soporte en la elaboración del manual y
estará basada en principios contables, leyes tributarias, normas ecuatorianas de contabilidad (NEC).
3.2 Métodos de la investigación
En la búsqueda del conocimiento necesario para la
elaboración del manual, se ha creído conveniente trabajar con los siguientes
métodos de Investigación: Método Inductivo,
de Síntesis y de Análisis y el método comparativo.
La información con el método inductivo, se obtendrá de
manera particular, por persona
involucrada en el proceso contable, es necesario recalcar que al aplicar los
métodos de investigación se espera analizar errores e inconvenientes que en la
actualidad están produciéndose, para
determinar con síntesis, las causas, efectos y establecer acciones correctivas.
El método comparativo nos ayudara a ver los beneficios que
se obtuvo al utilizar el manual.
3.3 Población y muestra
Para determinar la población, se ha considerado a todo el
personal involucrado en el proceso contable, que actualmente realizan los
registros contables y manejan los impuestos de la empresa PC ASOCIADOS
S.A., este personal se encuentra
laborando en el departamento de Contabilidad y Cobranzas.
En el departamento de Contabilidad contamos con seis
personas: un contador, un asistente
tributario, un asistente senior, un asistente junior y dos auxiliares
contables, mientras que en el
departamento de Cobranzas se cuenta con seis personas: un jefe de
cobranzas, un supervisor, un asistente y
tres recaudadores.
Se trabajará con toda la población, es decir con doce personas que forman parte
del departamento de Contabilidad y Cobranzas,
debido a que el número es reducido y se lo puede manejar con facilidad.
3.4 Técnicas e instrumentos para
la recolección de la información
Entre las técnicas que se ha considerado más adecuadas para
la investigación tenemos: la encuesta cuyo instrumento principal es el
cuestionario.
En el análisis de la información requerida para la elaboración
del manual es necesario entregar en forma escrita un listado de preguntas, a
las personas que forman parte de la población,
los mismos que estarán en capacidad de contestar con claridad y
exactitud las inquietudes generadas sobre los pasos a seguir o la detección de
problemas.
Una vez elaborado el cuestionario se procederá a probar su
confiabilidad y validez, mediante el
siguiente proceso:
- Juicio de expertos
- Reestructuración de ítems
- Prueba piloto
- Elaboración definitiva
Otra
técnica que se aplicará es la Observación, cuyo instrumento más importante es
la Ficha de Observación, es necesario
estimar un tiempo considerable para esta técnica, de manera que se pueda palpar en forma directa o indirecta los
procesos que actualmente se están llevando a cabo. El conocimiento visual
ayudará a comprender, corregir o
alimentar la información necesaria el manual.
Al
aplicar las técnicas e instrumentos se estará en la capacidad de conocer todo
el proceso actual, de solucionar los problemas y alcanzar los objetivos
establecidos.
3.5 Tratamiento y análisis de
datos
Luego
de obtener la información, se procederá a codificar las respuestas mediante
números arábigos, los cuales servirán como datos reales para crear tablas en
Excel que permitan generar gráficos y estadísticas, de manera que se pueda
analizar y relacionar los resultados con los problemas a investigar.
jueves, 13 de junio de 2013
Bibliografía
Horngree, & Harrison. (2003). Contabilidad
(Quinta ed.). México: Pearson Education.
Internas, S. d. (23 de Diciembre de 2009). SRI.
Recuperado el 15 de 06 de 2012, de
http://www.sri.gob.ec/web/guest/bases-legales?p_p_id=busquedaBasesLegales_WAR_BibliotecaPortlet_INSTANCE_Anv7&p_p_lifecycle=1&p_p_state=normal&p_p_mode=view&p_p_col_id=column-3&p_p_col_count=1&_busquedaBasesLegales_WAR_BibliotecaPortlet_INSTANCE_Anv7_com.
Sarmiento, R. (2001). Contabilidad
General. Quito: Ediciones Siglo XXI.
Urdanivia, V. (s/f). La hacienda.
Recuperado el 15 de Junio de 2013, de
http://www.hacienda.go.cr/centro/datos/Articulo/El%20Nuevo%20rol%20del%20contador%20p%C3%BAblico%20en%20un%20mundo%20globalizado.%20V%C3%ADctor%20Urdanivia.doc.
Zapata Sánchez, P. (2008). Contabilidad
General (Sexta ed.). McGraw-Hill Interamericana.
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